Les missions du poste d’assistant-e commercial-e
I. ACCUEIL
1. Téléphone : Recherche des besoins, prise de note
2. Show-Room : Acte de vente (accueil, recherche des besoins, conseil, argumentaire, finalisation de la vente)
3. Comptoir : Informations, remise de documentations, d’échantillons, enlèvements de commandes)
II. GESTION DE COMMANDES CLIENTS
1. Commande téléphonique/comptoir : prise de commande, récapitulation, proposition d’accessoires/colle/ragréage, saisie de commande, envoi d’une confirmation par mail
2. Traitement des commandes fax/e-mail : répartition entre les AC
3. Préférer le matin pour un départ le jour-même
4. Affectation d’une commande sur le stock : Privilégier le regroupement sur un dépôt / proposer des fins de pièces pour éviter les frais de coupe et écouler le stock.
5. Suivi de la livraison : Assurer le suivi de la commande, se rapprocher des services logistiques en cas de retard/litige
III. TARIFS CLIENTS / GESTION DE PRIX
1. Saisie des dérogations annuelles et ponctuelles : Remise à jour tous les ans.
2. Remise de prix ponctuels : Etude de prix et chantiers, consultation grilles tarifaires, grilles chantiers / consultation délégué commercial
3. Confirmation de prix. Envoi par mail au client + au DC.
IV. GESTION DES ENCOURS CLIENTS
1. Ouverture de compte client : Fiche d’ouverture de compte à faire remplir par le client, récupérer le RIB et le KBIS de la société. Préciser le paiement à la commande pour la première commande.
2. Gestion des encours : Demande d’encours auprès de la comptabilité clients.
V. COMMANDES FOURNISSEURS
1. Commandes contremarques : Faire le lien entre le BCC et le BCF, s’assurer de la réception d’une confirmation de commande de la part du fournisseur pour vérifier la quantité, le tarif et le délai. Confirmer le délai au client par mail.
VI. APPROVISIONNEMENT
1. Approvisionnement du stock agence : Respect du plan de stockage. Accessoires/Outillage, suivi du stock pour anticiper et éviter les ruptures.
VII. SUIVI DES LITIGES ET AVOIRS (en lien avec le DRV)
1. Gestion des retours : Traitement et renvoi rapide au dépôt pour déclencher l’avoir au client
2. Procédure : Créer un dossier litiges (fiche litige remplie, photos, infos complémentaires) dans la Dropbox agence sous le compte du client (fonction liée au DC)
3. Litige en cours : Signifier dans le compte client pour éviter une relance pour le paiement.
VIII. GESTION DU DEPOT AGENCE
1. Réception des marchandises : Contrôler le BL, la marchandise, puis ranger.
2. Enlèvements/expéditions de marchandises : Récolter une signature àchaque enlèvement ou expédition de marchandise.
3. Rangement du dépôt : S’assurer du rangement régulier du dépôt pour minimiser la perte de temps de recherche de marchandise, préserver l’image de l’agence et le confort de travail.
4. Respect des consignes de sécurité.
IX. GESTION DU SHOWROOM
1. Présentation du show-room : Rangement hebdomadaire au minimum
2. Gestion et présentation des échantillons : Remplacement des
anciennes collections par les nouvelles
3. Mise en avant : Rendre le show-room attractif, mettre en avant les
nouveaux produis/lancements/promotions
X. ECHANTILLONS
1. Demande ponctuelle d’échantillons fournisseurs : Mail ou fax direct au fournisseur
2. Rangement des échantillons agence : Suivi du stock d’échantillons
XI. TACHES ADMINISTRATIVES
1. Tableau des horaires à remplir
2. Caisse : Suivi régulier et transmission à la comptabilité clients
3. Commande de fournitures de bureau : à faire valider par DR
4. Collecte du courrier.